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会議やセミナーなどを音声データでまとめておくことのメリット

会議やセミナーなどの際、どのように記録をとっていらっしゃるでしょうか?

議事録を作成されている会社が多いと思いますが、会議のデータこそ、音声データでまとめておくことを強くおすすめします。

会議やセミナーなどの音声データをまとめて残しておくメリットについてお伝えしていきます。

議事録では伝わらないことがある

カフェ

会議で取られる議事録では、発案から飛び越して、結論だけを残している場合が多いのではないでしょうか?

発案した人と結論を出したこと、今後の方向性だけが残っていて分かりやすくはありますが、実際にそれを後から見る人、実際会議に出席していない人にとっては、伝わらないことも多くあるのではないでしょうか?

議事録では伝わらないことは、以下のようなものがあります。

会議の雰囲気

会議の雰囲気は、紙の上で表現することができません。

例えば、ピリピリした雰囲気だったとしても、議事録をとる人が「ピリピリした雰囲気で開始」と書き取るわけにはいきません。

でも、会議というのは人間のやること。その場の雰囲気にのまれて発言したり、静まり返ったりすることは多々あります。

そういった雰囲気を残すことができ、何かあった時の証拠とすることができるのも、音声データを残すことのメリットです。

結論に至るまでの細かい議論

例えばこんな会話があったとします。

  • A:D社との取引について、こちらも譲らない姿勢で臨もうと思っています。
  • B:大丈夫ですか?D社とは取引も長いし・・・今後は少し譲歩しても・・・
  • C:いや、強行な姿勢で臨もう!

この会話を議事録に収めるとしたらどうでしょう?「協議の結果、D社には譲らない方向で対応」となるでしょうか?

そうなると、Bさんの発言はなかったことになってしまいます。これは正しい会議の記録と言えるのか疑問が浮かびます。

発言の意図がわかる

会議中に発言をする際、それがどういう意図で、その人にどういった背景があって、それ以前にどういう流れがあってその発言に至ったのか、議事録で残すのは難しいのではないでしょうか?

週刊誌などでもそうですが、長く話したインタビューの中の一部の過激な言葉が切り取られることで、タレントのイメージが大きく変わることがあります。

文字に残すと強い言葉でも、その時の状況と背景が理解できれば、その発言が突拍子もないことにはなりません。

参加者全員が会議に集中できる

通常、会議の議事録を残す際には、最低1名、また記録の正確性、公正性を求めて2?3名が議事録担当として参加し、記録を残すことになります。

音声データを残すことに切り替えれば、人件費等の面でもメリットがあります。

会議に全員参加できる

会議の際に、音声データを録るということは、会議に全員が参加できるというメリットがあります。

「議事録のために人を動かす」ことが不要になるというのが大変大きなメリットです。参加者全員が会議に集中して意見を交換することができます。

会社全体の作業効率が上がる

議事録のためだけに参加していた人がいる場合は音声データに切り替えることで、議事録担当者は別の仕事をこなすことができ、会社全体の作業効率が向上します。

即座に情報が開示できる

議事録というのは、会議の現場でメモをとり、それを編集しまとめて、他の議事録担当と擦り合わせて・・というのを行なってから会社の全体、またが必要なメンバーに共有されます。

しかし、この数日の時差が仕事の効率に大変大きな影響を及ぼすのは言うまでもありません。

会議に欠席した人が、終了直後から確認できる

音声データを残すことで、その時間の会議に欠席したプロジェクトのメンバーと即座に会議の情報を臨場感たっぷりに共有することができます。

そして、音声データを聞いた人はすぐにその会議を受けて仕事に取り掛かることができるのです。

ペーパーレスで仕事が出来る

議事録を作成すると、ついつい必要以上に印刷して、大量にシュレッダーをかけると言う行動が繰り返されていないでしょうか?

資源の節約・情報漏洩の防止につながる

音声データを使用することで、ペーパーレスな環境を整えることができます。

議事録もデータで共有することによって、印刷する必要はなく、全て一括で管理できることで情報漏洩のリスクが減ることもメリットの一つです。

バックアップをとることで、半永久的にデータを残すことが可能です。

確認中にながら作業ができる

会議の音声データを聞くのは実際の時間分が必要だから時間が勿体無いと考える方も多いかもしれません。

しかし、この方法では、音声データの特性から別の作業を行いながら会議の内容を確認できるので、そういったメリットもあります。 

後から文字に起こすことができる

後から議事録を作成する際にも、音声データがあれば便利です。

会議や打ち合わせの際には録音をしておけば、内容だけに集中できます。そして録音した音声データを元に後から落ち着いて議事録を作成することが可能です。

確認しながら議事録を作成できる

議事録をメモなどから作成すると、とても時間がかかってしまいます。

特に文字起こしに慣れてない方ですと、1時間の音声データを文字に起こすのに、4~5時間かかってしまうことも珍しくありません。

そのため議事録を作成するために通常の業務の時間を使ってしまうという事態も考えられます。音声データを録音していれば細かい部分まで正確に確認することができまので作成の時間を短縮することができます。

また音声データがあれば内容によっては文字起こしを外部に依頼することにも可能になります。そうすれば通常の業務が滞ることもなく、結果的にコスト削減につながります。

文字起こしを行う会社によっては録音した音声データを自動でテキスト化するソフトを盛っているところがあります。

またこのソフトの貸出を行っている場合もありますので、セフルで効率良く文字起こしをすることも可能です。

テキスト販売することができる

セミナーなどの場合は音声データを残しておくことで、あとから文字に起こすことができます。

そしてセミナーに参加できなかった人や、テキストを読んで確認したい方のためにテキストとして販売することも可能になります。

またブログやホームページなどにのせたい場合も役に立ちます。

音声データを配信できる

打合せ

自治体によっては市議会などの本会議の音声データの配信を行っているところがあります。これは会議録が作成されるまでの間、会議の内容を確認することができないためです。

会議や一般質問の内容などを市のホームページで配信されているので、本会議に参加できない市民の方でも聞くことが可能です。

また編集が容易なのも大きなメリットです。メモの場合はそれを一度まとめて、テキストに起こさなければいけません。

しかし音声データの場合は、そのままパソコンなどに入れて編集・保存をすることができます。またメールなどで送れば社内での共有も簡単に行えます。

動画サイトでも配信可能

セミナーの場合は音声データがあればホームページから配信することも可能です。

また動画サイトで配信したり、文字だけでは冗長になってしまいがちな説明も音声であれば分かりやすく説明できます。

特に動画サイトは利用者も多いため、集客の場所としてはても便利です。またそのページにホームページやブログのリンクを貼れば、訪問者を増やすことにも繋がります。

ホームページ上から音声データを販売すれば、テキスト化しなくても多くの方が購入することが可能になります。

このように音声データを配信すれば、セミナーだけではなく新たな収入源を得ることにも繋がります。

【音声データを配信することによって他と差別化できる

主にセミナーなどの場合ですが、ホームページ上から音声データを配信・販売しているところは多くありません。

そのため音声データを配信することで他と差別化でき、印象に残りやすくなります。

場所を取らない

音声データはCD-Rなどにまとめておくことができますので、保存する際に場所をとりません。

また紙やインク、トナーなどの消耗品を使わないのでコストを削減できます。また音声データの場合はまとめて整理しておけば、パソコンなどから簡単に検索して見つけることができます。

復習が簡単に行える

データの場合は必要な部分だけ抜き出す事ができたり、巻き戻しや早送りも容易にできます。そのため少しの空き時間で内容を把握したり、復習が簡単に行えます。

セミナーなどの場合、自分の音声を聞き直すことによって話し方を後からチェックすることができます。

早口だったか、聞き取りにくかったところはないなど、自分ではなかなか分かりづらい話し方のクセなどを確認することが可能です。

また第三者の視点で聞くことにより、内容を客観視することができます。

スキルアップにもつながる

会議で行われるプレゼンテーションを音声で記録することによって、より分かりやすく復習することができます。

喋る内容や間の取り方などを学べますので、練習の際の参考になります。また自分の音声を録音し、会議の音声と比べてみて、どこが違うのかを確認するときにも便利です。

またプレゼンテーションの内容をまとめて部下のスキルアップの教材として使うという方法もあります。

ビジネスでのトラブル防止につながる

話した内容を音声で記録すれば、誰の発言かを簡単に確認することができます。そのため会議や業務おける伝達ミスなども回避できます。

また情報を社内で共有することもできるので、トラブルの防止や、トラブルが起きたときの解決策としては非常に有効な手段になります。

またクライアントの打ち合わせを音声データで残しておくと、記録と情報整理の両方の面で役に立ちます。クライアントと情報共有を行う際にも便利です。

まとめ

議事録を作成するのはとても大変なもの。上司たちが議論している内容を公正に記録するために、シンプルになりがちなのも議事録の大きな特徴です。

シンプルで分かりやすく、削れるところを削った議事録は見やすいですが、内容は薄く、会議の中での情報が失われてしまう可能性があります。

人の作業も手間も減って会議の内容をそのまま残せる音声データでの保管を試してみてはいかがでしょうか?