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会議やセミナーなどを音声データでまとめておくことのメリット

会議やセミナーなどの際、どのように記録をとっていらっしゃるでしょうか?

議事録を作成されている会社が多いと思いますが、会議のデータこそ、音声データでまとめておくことを強くおすすめします。

会議やセミナーなどの音声データをまとめて残しておくメリットについてお伝えしていきます。

議事録では伝わらないことがある

カフェ

会議で取られる議事録では、発案から飛び越して、結論だけを残している場合が多いのではないでしょうか?

発案した人と結論を出したこと、今後の方向性だけが残っていて分かりやすくはありますが、実際にそれを後から見る人、実際会議に出席していない人にとっては、伝わらないことも多くあるのではないでしょうか?

議事録では伝わらないことは、以下のようなものがあります。

会議の雰囲気

会議の雰囲気は、紙の上で表現することができません。

例えば、ピリピリした雰囲気だったとしても、議事録をとる人が「ピリピリした雰囲気で開始」と書き取るわけにはいきません。

でも、会議というのは人間のやること。その場の雰囲気にのまれて発言したり、静まり返ったりすることは多々あります。

そういった雰囲気を残すことができ、何かあった時の証拠とすることができるのも、音声データを残すことのメリットです。

結論に至るまでの細かい議論

例えばこんな会話があったとします。

  • A:D社との取引について、こちらも譲らない姿勢で臨もうと思っています。
  • B:大丈夫ですか?D社とは取引も長いし・・・今後は少し譲歩しても・・・
  • C:いや、強行な姿勢で臨もう!

この会話を議事録に収めるとしたらどうでしょう?「協議の結果、D社には譲らない方向で対応」となるでしょうか?

そうなると、Bさんの発言はなかったことになってしまいます。これは正しい会議の記録と言えるのか疑問が浮かびます。

発言の意図がわかる

会議中に発言をする際、それがどういう意図で、その人にどういった背景があって、それ以前にどういう流れがあってその発言に至ったのか、議事録で残すのは難しいのではないでしょうか?

週刊誌などでもそうですが、長く話したインタビューの中の一部の過激な言葉が切り取られることで、タレントのイメージが大きく変わることがあります。

文字に残すと強い言葉でも、その時の状況と背景が理解できれば、その発言が突拍子もないことにはなりません。

参加者全員が会議に集中できる

打合せ

通常、会議の議事録を残す際には、最低1名、また記録の正確性、公正性を求めて2?3名が議事録担当として参加し、記録を残すことになります。

音声データを残すことに切り替えれば、人件費等の面でもメリットがあります。

会議に全員参加できる

会議の際に、音声データを録るということは、会議に全員が参加できるというメリットがあります。

「議事録のために人を動かす」ことが不要になるというのが大変大きなメリットです。参加者全員が会議に集中して意見を交換することができます。

会社全体の作業効率が上がる

議事録のためだけに参加していた人がいる場合は音声データに切り替えることで、議事録担当者は別の仕事をこなすことができ、会社全体の作業効率が向上します。

即座に情報が開示できる

議事録というのは、会議の現場でメモをとり、それを編集しまとめて、他の議事録担当と擦り合わせて・・というのを行なってから会社の全体、またが必要なメンバーに共有されます。

しかし、この数日の時差が仕事の効率に大変大きな影響を及ぼすのは言うまでもありません。

会議に欠席した人が、終了直後から確認できる

音声データを残すことで、その時間の会議に欠席したプロジェクトのメンバーと即座に会議の情報を臨場感たっぷりに共有することができます。

そして、音声データを聞いた人はすぐにその会議を受けて仕事に取り掛かることができるのです。

ペーパーレスで仕事が出来る

議事録を作成すると、ついつい必要以上に印刷して、大量にシュレッダーをかけると言う行動が繰り返されていないでしょうか?

資源の節約・情報漏洩の防止につながる

音声データを使用することで、ペーパーレスな環境を整えることができます。

議事録もデータで共有することによって、印刷する必要はなく、全て一括で管理できることで情報漏洩のリスクが減ることもメリットの一つです。

バックアップをとることで、半永久的にデータを残すことが可能です。

確認中にながら作業ができる

会議の音声データを聞くのは実際の時間分が必要だから時間が勿体無いと考える方も多いかもしれません。

しかし、この方法では、音声データの特性から別の作業を行いながら会議の内容を確認できるので、そういったメリットもあります。

まとめ

議事録を作成するのはとても大変なもの。上司たちが議論している内容を公正に記録するために、シンプルになりがちなのも議事録の大きな特徴です。

シンプルで分かりやすく、削れるところを削った議事録は見やすいですが、内容は薄く、会議の中での情報が失われてしまう可能性があります。

人の作業も手間も減って会議の内容をそのまま残せる音声データでの保管を試してみてはいかがでしょうか?