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依頼から納品までの流れ

ボイスレコーダー

こちらのページはテープ起こしの依頼から納品までの一連の流れを詳しくご紹介し、業者委託を円滑にサポートするためのページです。

依頼から納品までの流れをチェック

テープ起こしの仕事を業者に頼む際のプロセスをまとめてみましたので、テープ起こしを依頼する時にお役立てください。

1:問い合せ・見積依頼

テープ起こし会社を決めるために、まずは気になる会社に問い合わせてみましょう。

HPの問い合わせフォームや見積もり依頼から連絡できます。

見積もり依頼時に録音時間などを把握しておくと料金の概算も出やすいことでしょう。

2:テープ起こし会社を選定し、テープ起こしの発注

会社からの見積もり内容と納期に納得したら、テープ起こしの発注をします。

音声データは会社独自で作成しているファイル転送サービスを使う会社もありますが、メール添付や無料の転送サービスを利用することが可能な会社もあります。

また、郵送などで受付てくれる会社もありますので、納品形式にこだわりがあるようなら、適した会社を探してみてください。

※発注時に気を付けておきたいこと

  • 音声をテキスト化するのに必要な資料(会議書類など)や、専門分野の用語集などの有無。テキスト化に役立つものがあれば、一緒に送るとよいでしょう。
  • 音声テープの質や、音声の内容によっては、料金や納期が変わる可能性もあるので確認しましょう。
  • 起こし方の指定も一緒に行うので、テキスト化したファイルの使用目的に合わせて依頼できるようにしましょう。

3:制作

依頼された起こし方に合わせてテープ起こし、テキスト入力が始まります。専門用語や用字用語の校閲も行われ、品質チェックを経て納品されます。

4:納品

納品の形態については各社さまざまですが、テキスト形式かWORD形式になることが多いですがExcelやリッチテキストファイル(拡張子:rtf)など、その他のファイル形式での納品を行っている業者もありますので、自分に合った形式を見積もりの際に相談すると良いかもしれません。

納品はメール添付や、ファイル転送サービスを利用して送られてくることがほとんどです。

会社によっては希望の形式を依頼できるところもあるようですし、プリントアウトされた紙媒体で納品してくれるところもあります。

また、顧客がシステムにログインし、テキスト化したデータをお好みで書式、行種、空白行、文字色の変更などのカスタマイズができるところもあります

納品後に用途に応じてテキストデータのカスタマイズができるのはとても便利ですので、テープ起こし業者の選定時にこのような点も確認して依頼するとよいでしょう。

ここまでデータ形式の納品について述べてきましたが、納品方法として、「音声通り」「ケバ取り」「素起こし」「整文」「要約」など、自分の要望に沿った仕様で納品してくれる業者を探す事で、安価になったり、早く納品できる可能性もあります。

前文で出てきた用語を簡単に解説しますと、

  • 「音声通り」・・・全て聞こえたままを起こす方法です。「えー」「そのー」など意味をなさないケバ(言葉)も起こします。
  • 「ケバ取り」・・・「あー」や相づち等の不要なケバ(言葉)のみを削除し、あとは起こします。
  • 「素起こし」・・・「ケバ取り」をした上で、話した言葉をはじめ、自分の出した要望に沿って修正をします。
  • 「整文」・・・「素起こし」をして、言葉を分かり易く書き換え、言葉を補います。
  • 「要約」・・・話の内容を整理して、指定された文字数にまとめ、簡潔な文章にまとめます。


納品後に自分でカスタマイズできるのも良いですが、業者に全てやっていただくと、最終的に短時間かつ高品質で完成する事を考えると、結果的に安価といえるかもしれません。

テープ起こしの2つの納品方法

テープ起こしの納品には主に2つの方法があります。

それがまとめて一気にデータを納品する一括納品と完成した順にどんどんデータを納品していく分割納品。

それぞれに向いている音声データ、向いていない音声データ、その納品方法に対するメリットやデメリットがあります。

その特徴をチェックして、どの方法が向いているのか、どの業者に依頼すればいいのかを確認してみましょう。

一括納品の特徴

テープの起こし納品の多くはこの一括納品という方法が選択されます。

複数の依頼がある際でも、まとめて納品することが多いです。

一括納品はその名のとおり、依頼したデータが納期までにまとめて送られてくるという納品方法。

文字起こしを行っている業者のほとんどはこの一括納品を採用しており、文字起こしを依頼したことがある方にとっては想像しやすいかもしれません。

一括納品のメリット

一括納品のメリットとしては、正確性の高いファイルを受け取ることができるという点があります。

多くの場合一括納品を選択すると一人の編集者が行ってくれるので、表記方法などにも均一性があり、非常に読みやすいデータを得ることができます。

まとめて送られてくるのでデータの漏れやファイル名の表記のミスなどを防ぐこともでき、よりスムーズなやりとりができるようになることでしょう。

一括納品のデメリット

文字起こしのデータの納品方法として一般的な一括納品ですが、メリットだけでなくデメリットも存在します。

その一つが納品までに時間がかかるというもの。

一人の編集者が文字起こしの作業を行っているので、当然すべてのデータが完成するまでには時間がかかってしまいます。

すぐにデータが欲しい!という方は、一括納品ではなく分割納品を選択することをおすすめします。

また、一括納品を選択すると、表記ミスや依頼主と業者の意思疎通ができていなかったときに修正箇所が多くなってしまいます。

まとめて送られてきたファイルを一気に確認するのは依頼主にとっても大変な作業ですし、負担も大きくなることでしょう。

ボリュームのある内容を業者に依頼する場合は分割納品を選択するか、あらかじめ伝えるべきことを整理する、初期段階で少しだけチェックさせてもらうといった方法を取ることをおすすめします。

一括納品を行ってくれる業者は?

テープ起こし業者の中でも数々の実績があるのがコエラボです。

コエラボでは、他の業者では断られることもある専門性の高い内容でも受け持ってくれるとして、多くの企業から依頼を受けています。

そんなコエラボは納品方法も豊富。もちろん一括納品も行っています。

一括納品は納品までに時間がかかるというデメリットがありますが、コエラボなら「特急コース」「通常コース」「ゆったりコース」など納品期日を選ぶことができるので、急ぎのデータがあるときでも安心して依頼することができそうです。

分割納品の特徴

分割納品とは、データを文字起こししたものから先にどんどん納品していくという方法です。

依頼したいデータが大量にある、一つのデータではなく複数にデータを依頼したいというときには分割納品を選ぶ方が多いようです。

しかし分割納品は業者によっては行っていないこともあるので注意しましょう。

分割納品のメリット

分割納品の一番のメリットはスピードです。

複数の編集者がそれぞれのデータの文字起こしを行ってくれるので、少量ずつでもすぐにデータを受け取ることができます

データをなるべく早く確認したいという場合は、分割納品を選択することをおすすめします。

また、依頼主と業者との食い違いがあった場合も、初期段階で修正し、依頼をしなおすことも可能。

確認作業によけいな時間を取られることなく、効率的に仕事を進めることができます。

分割納品のデメリット

分割納品のデメリットとしては、複数の編集者が文字起こしをすることによる表記の揺れや食い違いなどが起こりやすいという点があります。

セリフの表記方法、漢字の使い方などが編集者によって違っていると、確認するときにすべて統一していかなければならず、かえって依頼主の負担となってしまうことも。

また、数日間にわたっていくつもデータを送受信することになりますので、その分送り違い、送り忘れなどの単純なミスが多くなってしまいます。

信頼性の低い業者を選んでしまうとその分ミスも多くなり、やり取りをする上でのストレスも感じやすくなることでしょう。

また、分割納品はスピーディーというメリットがある一方で、どれか一つだけ遅れて送られてくるといったタイミングのズレも生じやすくなってしまいます。

分割納品を行ってくれる業者は?

文字起こしの業者の中では一括納品が一般的。

分割納品を行っていない業者もありますので注意しましょう。

コエラボなら、様々な依頼に臨機応変に対応してくれます。一括納品だけでなく分割納品にももちろん対応。

スピーディーにデータを送って欲しいというときにも非常に役に立ちますね。

分割納品のデメリットとして表記ミスなどが多くなるという特徴がありましたが、コエラボは完成したデータをダブルチェックしてから納品しています。そのため分割納品であっても質の高いデータを受け取ることができますよ。

交渉やデータの量によっては営業日0日以内に納品が可能な超特急コースを選択することもできます。

とにかく早くデータが欲しい!という方は、コエラボに見積もりを依頼してみてはいかがでしょうか?

分割納品をオススメしない業者が多いのはなぜ?

一般的に分割納品は敬遠されることが多いですが、その理由はなぜなのでしょうか。

業者が分割納品をおすすめしない理由として考えられるものは二つあります。

その理由を見ていきましょう。

ファイルの正確性が落ちる

一つ目の理由として、ファイルの正確性が落ちる、というもの。

分割で納品することになると、複数のファイルを分けて納品することになります。

その際、業者の複数名がファイルを作成して作業することになるので、ファイル名が違っている、または被っているといった単純なミスから、内容にも差異が出てしまいます。

編集者一人一人によって話しての認識、記載方法などが違ってきて、統一感のない仕上がりになってしまうことも。

そのため、納品されてから修正する箇所、統一しなければならない箇所も多くなり、確認作業に余計な時間を取られるようになってしまいます。

遅延の原因になる

分割納品をおすすめしないもう一つの理由が遅延です。

複数のファイルの納品を依頼している場合、どれか一つだけ納品予定時に間に合わない、送られてこないというようなトラブルが発生しやすくなります

ファイルの作成や確認、管理などをする上で、すべてのファイルを均等にチェックすることが難しいため、一括納品に比べてこのようなミスがおきやすくなってしまうのです。

分割納品が業者にとってメリットとなることも

これら二つの理由から、業者には分割納品はおすすめしていません。

ですが、中には業者にとってメリットとなることもあります。

もし文字起こしや表記が、こちらが考えていたものと依頼者が考えていたものと違っていた場合、分割納品ならかなり初期の段階で修正することが可能です。

一括納品の場合は一つ違うとすべて修正しなければならないので、膨大な時間を使ってしまうということも考えられます。

また、分割納品のほうが料金が安くなるという業者もあります。