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依頼から納品までの流れ

こちらのページはテープ起こしの依頼から納品までの一連の流れを詳しくご紹介し、業者委託を円滑にサポートするためのページです。

依頼から納品までの流れをチェック

テープ起こしの仕事を業者に頼む際のプロセスをまとめてみましたので、テープ起こしを依頼する時にお役立てください。

1:問い合せ・見積依頼

テープ起こし会社を決めるために、まずは気になる会社に問い合わせてみましょう。

HPの問い合わせフォームや見積もり依頼から連絡できます。

見積もり依頼時に録音時間などを把握しておくと料金の概算も出やすいことでしょう。

2:テープ起こし会社を選定し、テープ起こしの発注

会社からの見積もり内容と納期に納得したら、テープ起こしの発注をします。

音声データは会社独自で作成しているファイル転送サービスを使う会社もありますが、メール添付や無料の転送サービスを利用することが可能な会社もあります。

また、郵送などで受付てくれる会社もありますので、納品形式にこだわりがあるようなら、適した会社を探してみてください。

※発注時に気を付けておきたいこと

  • 音声をテキスト化するのに必要な資料(会議書類など)や、専門分野の用語集などの有無。テキスト化に役立つものがあれば、一緒に送るとよいでしょう。
  • 音声テープの質や、音声の内容によっては、料金や納期が変わる可能性もあるので確認しましょう。
  • 起こし方の指定も一緒に行うので、テキスト化したファイルの使用目的に合わせて依頼できるようにしましょう。

3:制作

依頼された起こし方に合わせてテープ起こし、テキスト入力が始まります。専門用語や用字用語の校閲も行われ、品質チェックを経て納品されます。

4:納品

納品の形態については各社さまざまですが、テキスト形式かWORD形式になることが多いですがExcelやリッチテキストファイル(拡張子:rtf)など、その他のファイル形式での納品を行っている業者もありますので、自分に合った形式を見積もりの際に相談すると良いかもしれません。

納品はメール添付や、ファイル転送サービスを利用して送られてくることがほとんどです。

会社によっては希望の形式を依頼できるところもあるようですし、プリントアウトされた紙媒体で納品してくれるところもあります。

また、顧客がシステムにログインし、テキスト化したデータをお好みで書式、行種、空白行、文字色の変更などのカスタマイズができるところもあります。

納品後に用途に応じてテキストデータのカスタマイズができるのはとても便利ですので、テープ起こし業者の選定時にこのような点も確認して依頼するとよいでしょう。

ここまでデータ形式の納品について述べてきましたが、納品方法として、「音声通り」「ケバ取り」「素起こし」「整文」「要約」など、自分の要望に沿った仕様で納品してくれる業者を探す事で、安価になったり、早く納品できる可能性もあります。

前文で出てきた用語を簡単に解説しますと、

「音声通り」・・・全て聞こえたままを起こす方法です。「えー」「そのー」など意味をなさないケバ(言葉)も起こします。

「ケバ取り」・・・「あー」や相づち等の不要なケバ(言葉)のみを削除し、あとは起こします。

「素起こし」・・・「ケバ取り」をした上で、話した言葉をはじめ、自分の出した要望に沿って修正をします。

「整文」・・・「素起こし」をして、言葉を分かり易く書き換え、言葉を補います。

「要約」・・・話の内容を整理して、指定された文字数にまとめ、簡潔な文章にまとめます。

納品後に自分でカスタマイズできるのも良いですが、業者に全てやっていただくと、最終的に短時間かつ高品質で完成する事を考えると、結果的に安価といえるかもしれません。

分割納品とは


納品するタイミングは大きく分けて二つあります。それは一括納品と分割納品と呼ばれる日を跨いで納品する方法です。

テープ起こしの納品は、原則として一括で納品するケースがほとんどです。音声データが複数あるような案件の場合でも、起こした原稿はまとめて納品することが多いです。

それでは分割納品が発生する場合とは、一体どんな時でしょうか。

例えばテープ起こしを依頼した際に、データ量が非常に多く、起こした原稿をなるべく早く確認したい場合です。このような場合は、随時納品(分割納品)といって、作業が完了したファイルから順に、その度に納品することもあるようです。

一括納品の場合ですべての作業が完了した原稿を1から全部見直すとなったら、修正に時間がかかり、作業ボリュームが大きくなります。

このため、依頼者と業者との間で齟齬を無くすため、一括納品且つボリュームが大きい案件は、初期段階で完成した原稿を確認できる状態にする業者もあるようです。

分割納品をオススメしない業者が多いのはなぜ


業者の間では分割納品をオススメしない場合が多いのですが、それは一体なぜでしょうか。考えられる理由は大きく分けて二つになります。順番に見ていきます。

一つ目は分割納品時のファイル内容の正確性です。分割納品の場合、複数のファイルを、複数の編集者が同時に作業することで、話し手の識別や記載方法等がバラバラになってしまうことや、一括納品に比べて確認作業のボリュームが必要以上に大きくなります。

二つ目は分割納品の遅延です。例えば、ひとつの案件で6ファイルを5日にわたって納品するような場合、納品が遅れるファイルが出てくる可能性が高くなることがあります。

これは作業工程の管理者にとって、全てのファイルの追跡が一括納品に比べて難しくなるためです。

以上のことから、ファイルの正確性が高めて、無駄な作業を省いた品質の高いファイルをできるだけ早く納品するため、分割納品を避けるケースが多いようです。

とはいえ分割納品は、実は業者にもメリットがあります。

大量データを一括納品した場合、起こし方や表記等が依頼者の考えていたものとは少し違っていたというような場合、分割納品だと初期の段階で、それらを修正することが可能であることで、無駄が発生しないように工夫できることです。

また、分割納品にすると料金が安くなる業者もあるようですので、今回の記事を参考にご自分に合った依頼方法を検討してみてください。

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