テープ起こし優良業者お探しガイド » こんなにある!テープ起こし業者の活用事例 » 会議やセミナーの音声データ。テキスト化するべきメリット一覧

ビジネスマンは、会議やセミナーに参加する機会は多いのではないでしょうか。そのときにICレコーダーなどで録音しているという人もいるはずです。

会議やセミナーを録音しておくことは、たいへん有用なため、ビジネスマンにはおすすめの方法です。

しかし、音声データを取ったことで満足して眠らせてしまうことはないですか?

音声データを取っておくことのメリットと、音声データのまま保存しておくことのデメリットを考えることで、どのように活用したら、どんなメリットを得られるのかを知って、会議やセミナーをより有効的なものへと変えていきましょう。

会議やセミナーの録音を、音声データで残しておくメリットとデメリット

キーボード

(1)メリット

・後から確認することができる
一番のメリットは、何度でも繰り返し確認できることです。

会議やセミナーの場で聞き逃してしまったことも、後で聞き返すことができる上、必死にメモを取る必要もなくなります。

・詳細を記録しておくことができる
会議やセミナーの議事録で、大まかな内容を再確認する機会はあるでしょう。

しかし、音声データを録音しておくと、その発言の意図や背景なども確認することができます。

(2)デメリット

音声データでは、その場の雰囲気を丸ごと残しておくことができますが、音声を聞き直して該当箇所を確かめるというのは、大きな手間です。

さらに、何度も確認したい内容があるときや会議やセミナーの内容を共有したい人がいるとき、音声データというのは、不利な形です。

そのような場合には、テキスト化をして残しておきましょう。

音声データをテキスト化する方法

(1)機械でテキスト化する

テクノロジーの進んだ現代では、音声認識ソフトを利用して、音声データをテキスト化する方法があります。

しかし音声を機械で認識することには、まだまだハードルがあり、誤認識や誤変換などが多いのが現状です。聞きながらテキストを見直す必要があります。

また正確性を高めるためには、音声認識ソフトに認識の修正を繰り返し学習させなければならず、その手間は大きいものだといえます。

(2)自力でテキスト化する

時間があれば、自分や手の空いている社員やスタッフに、テキスト化してもらうことをまず思い浮かべるでしょう。

その会議やセミナーに参加をしていれば、どんな話をしていたかを思い出して、スムーズに起こしをできることもあります。

しかし、10分の録音をテキスト化するのにかかるのは、平均1時間というのが作業時間の目安です。

ましてや慣れていない会議やセミナーに不参加の人が行うと、さらに時間がかかるでしょう。

(3)テープ起こしの会社に発注する

専門の会社に発注することで、より正確なテキストを迅速に手に入れることができます。

でも「内部機密を発注するのは心配」という方は、一度テープ起こしをネットで検索してみましょう。

現在、多くの会社は守秘義務やセキュリティー対策を掲げ、安価で正確と謳っています。

専門的な分野でも対応してくれるので、その点でも心配はいりません。

また、不要な言葉や音を省いてくれるサービスがあり、読みやすく仕立ててもらえるという利点もあります。

音声データをテキスト化するメリット

テキスト化

(1)保存しやすい

情報量が多いだけに、データ量も大きいのが音声データです。

また会議やセミナーに出ることが多ければ多いほど、パソコンの容量を食っていきます。

小まめにデータ化をすることにより、容量の削減をすることができます。

(2)共有しやすい

音声データというのは、実は共有するには向いていません。

上記の通り、データ量が大きいので、メールを添付することができず、音声データを共有するためには、専門のクラウドサービスなどを利用するという手間がかかります。

また、会議やセミナーというのは、大抵長時間にわたります。

そのデータを聞いてもらうというのは、相手の時間を長時間奪うことになりますが、テキスト化することによって、メールで添付することができますし、音声データを聞くよりも短時間で共有することができます。

(3)検索しやすい

テキスト化をしておくことで、キーワードなどから検索が簡単にできます。

そのため、該当箇所をピンポイントで確認することができ、時間の短縮につながります。

(4)作業効率がよい

テキスト化をしておくことで、資料やレポートなどに簡単に引用・転載することができます。

部内のためだけではなく、広報やマーケティングなど幅広い利用ができます。

また、文章となっていることで、キーワードの抽出や、再構成や文章をまとめ直すこともしやすくなります。

会議やセミナーを有効活用するには、やっぱり音声データのテキスト化が必要

会議やセミナーは、なんのために参加するのでしょうか?

会議は、議論や打ち合わせをする場ですし、セミナーには勉強や意見交換をして自分の世界を広げるために参加することです。

メモを取るために必死になって、大事なことを聞き逃してしまったり、意見を言うことができなかったという経験が、一度はあるのではないでしょうか。

録音機器を使用することで、意見を真摯に受け止めたり、自分の意見やアイデアを出すことに、没頭することができます。

さらに、テキスト化をすることは作業効率だけではなく、テキストを目で見ることで思考が深まり、さらなるアイデアが生まれるキッカケにもなります。

会議やセミナーを意味あるものに変え、ビジネスチャンスをどんどん獲得していきましょう。