文字起こしの代行について

テープ起こしが急遽必要、専門用語ばかりでテープ起こしが上手くできない…と言ったケースもあるでしょう。そんなときに便利なサービスが文字起こしの代行サービスです。

このページでは文字起こしのメリット・デメリットや種類、依頼先について分かりやすく解説していくので、サービスを利用しようか悩んでいる方は是非チェックしてみてください。

文字起こしを代行・外注に出すメリット

時間・労力を削減できる

文字を起こすこと自体なら、社員が行うことは可能です。しかし10分程度の録音時間であれば、文字起こしに不慣れな社員であれば1時間以上の時間を要すると言われています。そのため社員の本来の業務に支障をきたす恐れがあり、文字起こしの時間が割けないケースも。文字起こしを外部に委託することで、文字起こしの時間を業務に回すことができ、社員の時間・労力を大幅に削減できるでしょう。

内製よりコストパフォーマンスが高くなるケースもある

文字起こしの外部委託の費用相場は、音源1分につき100円程度です。また専門的知識が求められるケースであれば300円以上かかるケースもあり、急ぎの場合などは別途費用がかかってくるでしょう。また外国語の文字起こしは専門的スキルも必要なので、さらに割高になることも。

そうすると自社で文字起こしをした方がリーズナブルと思われがちですが、実は外部に委託する方がコストパフォーマンスが優れています。それは社員の時間・労力が削減でき、より業務に集中できるというメリットがあるからです。また専門業者の方が文字起こしに慣れているため、正確性も高く、正しい文法で質の高い文字起こしを行ってくれるというメリットもあるでしょう。

文字起こしを代行・外注に出すデメリット

外注先とのやり取りに時間・労力を要する

外部に委託することで、外注先とのやり取りに手間がかかることはデメリットのひとつでしょう。例えば外注先の比較をはじめ、選別、予算や内容などの打ち合わせ、契約などの手間がかかります。もし短期間で単発の依頼であれば、費用が割高になることもあるため、しっかりと外注すべきかどうかを判断することが大切です。

セキュリティ面のリスク

文字起こしのデータの中には機密事項が含まれているケースもあり、外部に情報が流出するリスクも高まるでしょう。そのため費用面だけで外注先を選んでしまうと、企業経営にも悪影響をきたしてしまいます。まずは適切な外注先を慎重に選ぶようにしてください。

文字起こしの仕上げ方法の種類

文字起こしと言っても仕上げ方法は、主に素起こし・ケバ取り・整文の3種類です。それぞれの違いを把握しなければ余計なコストがかかってしまう、そのままでは使用できないテキストが仕上がってきてしまうなどの問題が発生しやすいでしょう。そのため文字起こしの代行を依頼する前に、それぞれの違いを確認することが大切です。

ケバ取り

ディスカッションやインタビューなどを行う際、「あのー」「えー」「うんうん」「そうそう」など意味のない言葉を発することもあり、その言葉を「ケバ」と言います。つまりケバ取りとは、意味のない言葉をカットした文字起こしの方法のことです。普通に会話をしていれば、ケバは気になることはありませんが、文字起こしをしたときケバがあることで読みにくい文章になってしまうでしょう。

そのためケバ取りはインタビュー・雑談・会議・座談会などのケースでよく活用され、書き起こした文章を読む際も無駄な言葉が含まれないので、非常に読みやすく、読むスピードもアップするでしょう。

素起こし

素起こしとは一言一句漏らすことなく、正確に話した内容を文字に起こす方法です。そのため「あのー」「えー」「そうそう」などの意味のない言葉や言い間違いなども全て文章として表します。つまり読み物としては要点も明確に伝わらず、非常に読みにくいものに仕上がるでしょう。素起こしの文章はカウンセリング・証拠書類・会話分析などのシーンで役立つ方法です。会話の雰囲気を大切にしたいと思うときに採用されます。

整文

ケバ取りを行い、さらに読みやすくする方法を整文と呼びます。ケバ取りは意味のない言葉を省くだけなので、単語の順序・助詞の欠如・ら抜き言葉・話の重複などは修正せず、そのまま文字起こしします。そのため意味のない言葉は削られていても、素晴らしく読みやすい文章とは言い切れません。整文仕上げを選ぶことで、正確性の高い文章となり、分かりやすい文章に仕上がるでしょう。

例として、下記のような修正を行います。

• 食べれる　→　食べられる
• ですよね　→　です
• いろんな　→　いろいろな

資料作成・会報などの印刷物などに活用でき、より読みやすさを重視するケースで使われる方法です。また整文の中でも文法を厳密に修正するものと、読みやすさを重視するものとの2種類があります。

文字起こし代行の依頼先

文字起こしを代行するサービスは「クラウドソーシングを通して個人に依頼する方法」「会社として文字起こしを行っている業者に依頼する方法」の2つに大きく分類されます。具体的にそれぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

クラウドソーシングを通して個人に依頼する

料金を徹底的に抑えたいというケースであれば、クラウドソーシングを活用するのもアリでしょう。クラウドソーシングで個人に依頼する方法は主に二つのやり方があり、応募者の中から仕事を依頼する人を任せる「固定報酬制」、早いもの勝ちで決める「タスク制」です。クラウドソーシングの仕事の中でも、文字起こしの人気は非常に高いため、比較的仕事をしたいという方も多いでしょう。

また当日納品と言ったケースでも依頼しやすいため、急ぎの案件であればクラウドソーシングの活用も検討してください。

個人に代行を依頼するメリット

• 費用がリーズナブル
  個人に依頼する一番のメリットは、費用の安さです。ケースによっても異なりますが、3分の1程度に抑えられることも。
• スピード対応が可能
  作業を行うスタッフと直接対応できるので、具体的な要望を伝えやすいでしょう。当日納品などのスピード対応も可能です。
• 専門的な内容も依頼しやすい
  個人の場合、その専門性も確認しやすいというメリットがあります。IT関係・法律・医療などの専門性に特化した内容の文字起こしを依頼したいのであれば、専門用語を理解しているかどうかは重要なポイントになるでしょう。個人に専門的知識があるかどうかを直接確認することで、分かりやすく正確な文字起こしができます。

個人に代行を依頼するデメリット

• 情報漏洩のリスク
  個人で文字起こしを行う場合、業者とは異なり、セキュリティ対策を適切に行っているケースは少ないでしょう。そのため情報漏洩のリスクがあるため、機密性の高い音源や重要な録音データを依頼するのは避けた方が無難です。
• 納期の遅延
  比較的大きな規模の業者であれば、担当スタッフが対応できないケースでも他のスタッフが文字起こしを代行し、納期に間に合わせ作業を行うことが可能です。しかし個人の場合は一人で作業を行っているため、もし不測の事態に陥れば納期が遅延してしまうことも。そのため、少し余裕をもって依頼する方が良いでしょう。
• 品質に差が出やすい
  同じ費用で依頼したとしても、非常にクオリティの高い文字起こしをする人もいれば、劣った出来栄えの人もいるでしょう。そのため一度に多くの案件や重要な案件を任せるのではなく、どのような出来栄えなのかを確認したうえで依頼することが大切です。

文字起こしを行っている業者に依頼する

文字起こしを専門に行っている業者に依頼する方法もあり、業者の中には翌日納品に対応しているケースもあれば、法律・IT・医療などの専門分野に対応しているケース、英語などの外国語に対応しているケースもあります。そのため依頼したい音源・データに柔軟に対応してもらいやすいでしょう。

業者に代行を依頼するメリット

• 高い品質を保ちやすい
  業者の場合、基本的に複数のスタッフでチェックする体制が取られています。納品する前に作業を行ったスタッフ以外のスタッフが品質に問題ないかを確認しているため、高い品質で納品してくれるでしょう。
• セキュリティ面がしっかりしている
  個人に依頼するよりも、業者の方がセキュリティ面が整っているケースがほとんどです。とくに機密情報を数多く取り扱っている業者であれば、機密性の高いデータも比較的安心して任せやすいでしょう。
• 納期日を厳守
  複数のスタッフで対応しているケースが多く、信頼性を損なわないためにも納期日を厳守してもらいやすいでしょう。
• 多言語など様々なケースに対応可能
  業者の中には専門性の高い案件や多言語のスキルが必要な案件にも対応しています。そのため様々な案件に対しても柔軟に対応してくれるでしょう。

業者に代行を依頼するデメリット

• コストが高くなりやすい
  個人よりも、業者に依頼する方がコストは高くなりやすいでしょう。費用面だけを重視するのであれば、個人に依頼する方が無難です。しかしコストがかかる分、品質は安定しており、幅広い文字起こしに対応できるといったメリットがあります。そのためコストだけでなく、トータルで比較したうえで業者か個人か検討しましょう。
• 専門性の高い案件だと時間がかかる
  専門性の高い案件など様々な案件に対応できる業者であっても、専門性の高い案件の場合、納期に時間を要してしまいやすいでしょう。ただ個人であっても難しい案件ほど時間はかかってしまうので、難しい案件であれば早めに相談することが大切です。

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