会社で議事録などを作成する際、録音しておいた音声のテープ起こしを、外注せずに自分でおこなったり自社の社員に任せたりすれば、経費削減という点では有効かもしれません。ただ、テープ起こしは、想像していたよりも手間や時間がかかる場合が多く、大変な思いをしている方も少なくないのではないでしょうか。
こちらのページでは、テープ起こしをすることで生じてしまう弊害や、作業に予想外の長時間がかかってしまう理由、そして外注する場合に得られるメリットなどについて、それぞれ説明していきます。
テープ起こしは想像以上に大変な作業であるため、通常の業務に支障が出てしまう可能性も否定できません。その結果、スケジュールに無理が生じ、納期を圧迫するような状況においこまれてしまうなどの弊害が生じることも、充分に考えられます。
音声に多くの専門用語が含まれる会話などの場合、テープ起こしをするにも、専門的な知識が求められます。専門用語がわからないと、響きが近い異なる単語であると思い込んでしまったり、あるいは聞きとれずに不明瞭箇所が増えてしまったりするでしょう。そうなると、かなり正確性の低い書き起こしになってしまいます。
スムーズにテープ起こしを進められないことが、時間が多くかかってしまう原因になっているはずです。タイピングの速度が音声においつかない場合や、音声の音質がよくない場合などが、テープ起こしの作業が停滞気味になる理由としてあげられるでしょう。
60分間の音声テープを起こすのにかかる時間は、だいたい3~6時間だとされています。ですから、わずか5分間の音声であっても、長めに見積もると30分間もかかることになります。テープ起こしの経験があまりない人の場合では、さらに多くの時間が必要になると考えておいた方がよいかもしれません。
外注する場合に得られるメリットのうち、特に大きなものとしてあげられるのは、やはり、大幅な時間の節約ができることです。自分がその場にいた会議やインタビューなどの音声を起こす場合であっても時間のかかる作業ですから、例えば現場にいなかった新人のスタッフなどに任せるとなると、かかる手間や時間はさらに増えることが予想されます。
テープ起こしを専門の業者に外注すれば、もちろんそのための料金はかかります。けれども、外注によってういた時間を活用すれば、仕事のスケジュールを圧迫したり、納期にせまられるなどの状況を回避することが可能です。おそらく、その場合に得られるメリットの方が、大きいと考えられます。
専門用語や業界用語がとびかうような会話音声の場合、その分野に明るくない人がテープ起こしをすると、どうしても内容の正確性という点においては、満足のいく文章に仕上げることはかなり難しいでしょう。
一方、専門の業者であれば、それぞれの得意分野を持つ技術者が複数人在籍しているため、内容の正確性を保ちやすくなるのです。
テープ起こしの専門業者によって、設定している納期はさまざまです。ただ、おおよその目安としては、60分間の録音音声データであれば、中2日あるいは3日を納期としているところが多いようです。プロセスとしては、まずテープリライターが文字起こしをして、次にその文章を校正者が確認する流れになります。ですから、専門の業者であって、一定の時間は必要になるわけです。
ただ、なかには、60分間の録音音声データの文字起こしを、翌日に納品する、かなりスピーディーなコースを設けているところもあるようです。
多くの手間がかかるテープ起こしは専門業者に依頼して、その分の時間を他の業務にあてるほうが、トータルとしての仕事効率はアップしやすくなるはずです。外注した場合に得られる時間的なメリットや、起こした文章内容のより高い正確性などについて考慮すると、やはり、テープ起こし作業は外注するのがおすすめの選択肢だといえるでしょう。